1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика определяет принципы, цели, правовые основания, условия и порядок обработки персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Инфо Лаб» (далее — Оператор), а также основные меры по защите персональных данных.
1.2. Оператор: ООО «Инфо Лаб», ИНН 7804719623, КПП 780401001, ОГРН 1267800007408. Юридический адрес: 195256, г. Санкт-Петербург, вн. тер. г. муниципальный округ Гражданка, ул. Бутлерова, д. 13, литера А, кв. 675.
1.3. Ответственное лицо за организацию обработки персональных данных: генеральный директор Димакова Александра Михайловна. Электронная почта для обращений по вопросам персональных данных: infolab.spb@mail.ru. Телефон: +7 900 659-53-51.
1.4. Политика применяется ко всем операциям с персональными данными, осуществляемым Оператором, в том числе к данным, полученным через сайт info-lab.spb.ru, CRM, электронную почту, в ходе телефонных и деловых коммуникаций, при заключении и исполнении договоров, а также в трудовых и гражданско-правовых отношениях.
1.5. Оператор руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом № 38-ФЗ «О рекламе» и иными применимыми актами законодательства Российской Федерации.
2. Принципы обработки
— обработка осуществляется законно, справедливо и только для заранее определённых целей;
— состав и объём данных соответствуют заявленным целям и не являются избыточными;
— не допускается объединение баз данных, обрабатываемых в несовместимых целях;
— обеспечиваются точность и актуальность данных в объёме, необходимом для целей обработки;
— данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки или законодательство; после достижения целей либо возникновения иных законных оснований обработка прекращается, а данные уничтожаются или обезличиваются в предусмотренном порядке.
3. Цели обработки и категории субъектов
Оператор обрабатывает персональные данные для следующих основных целей:
— приём и обработка обращений и заявок, связь с заявителем, расчёт стоимости и подготовка предложений по услугам;
— ведение клиентской CRM и истории деловых отношений, заключение и исполнение договоров, расчёты и документооборот;
— направление рекламных и информационных сообщений только лицам, предоставившим отдельное предварительное согласие;
— ведение деловых контактов с представителями клиентов, подрядчиков, поставщиков и иных контрагентов;
— исполнение обязанностей работодателя и заказчика по гражданско-правовым договорам, кадровый, налоговый и бухгалтерский учёт;
— исполнение требований законодательства, ответы на обращения субъектов и государственных органов, обеспечение информационной безопасности.
Категории субъектов: посетители сайта и заявители; клиенты и потенциальные клиенты; представители и работники юридических лиц и индивидуальных предпринимателей — контрагентов; подрядчики и исполнители; работники и бывшие работники Оператора; иные лица, чьи данные обрабатываются на законном основании.
4. Состав обрабатываемых персональных данных
В зависимости от цели Оператор может обрабатывать: фамилию, имя, отчество; номер телефона; адрес электронной почты; имя пользователя или иной контакт в Telegram/мессенджере; должность и наименование организации; сведения, добровольно сообщённые в комментарии или деловой переписке; сведения о договорах, расчётах и исполнении обязательств; данные, необходимые для кадрового, бухгалтерского и налогового учёта; технические сведения о факте предоставления согласия (дата и время, версия текста согласия, идентификатор заявки и иные данные, необходимые для подтверждения волеизъявления).
Через веб-форму Оператор не запрашивает специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные. Их обработка возможна только при наличии отдельного законного основания и после актуализации документов и мер защиты.
5. Правовые основания
— согласие субъекта персональных данных;
— необходимость обработки для заключения договора по инициативе субъекта либо исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект;
— исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации;
— осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что не нарушаются права и свободы субъекта;
— иные основания, прямо предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Согласие на обработку персональных данных, когда оно требуется, оформляется отдельно от иных подтверждаемых субъектом документов и информации. Согласие на получение рекламных и информационных сообщений является отдельным, добровольным и не влияет на возможность направить заявку или заключить договор.
6. Действия и способы обработки
Оператор может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ) в случаях, имеющих законное основание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных. Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации, без использования таких средств либо смешанным способом.
7. Хранение, локализация и привлечение третьих лиц
При сборе персональных данных граждан Российской Федерации, в том числе через Интернет, первичная запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением прямо предусмотренных законом случаев.
Оператор вправе поручать обработку персональных данных третьим лицам при наличии законного основания и установлении обязательных требований к конфиденциальности, безопасности, перечню действий, целям обработки и иным условиям, предусмотренным законодательством. Иностранные сервисы не используются для операций с персональными данными без предварительной оценки требований о локализации и трансграничной передаче и выполнения необходимых уведомительных процедур.
Служебные уведомления в Telegram о новых заявках не должны содержать имя, телефон, электронную почту, Telegram-идентификатор или иные персональные данные клиента; Telegram-бот не является базой клиентов.
8. Сроки обработки и уничтожение
Сроки обработки определяются целями и требованиями законодательства. Заявки, не приведшие к заключению договора, хранятся не более 12 месяцев с даты последнего взаимодействия при отсутствии другого законного основания. Данные, необходимые для исполнения договоров, бухгалтерского, налогового, кадрового и иного обязательного учёта, хранятся в течение установленных законом сроков. Данные для рекламных рассылок обрабатываются до отзыва соответствующего согласия.
После достижения цели, отзыва согласия при отсутствии иного законного основания либо наступления иных предусмотренных законом обстоятельств обработка прекращается, а персональные данные удаляются или уничтожаются в установленные сроки. Факт уничтожения подтверждается предусмотренными законодательством документами.
9. Права субъекта
Субъект вправе получать предусмотренные законом сведения об обработке своих персональных данных, требовать их уточнения, блокирования, прекращения обработки или уничтожения при наличии законных оснований, отзывать согласия, отказаться от рекламных сообщений и обжаловать действия Оператора. Обращения направляются на infolab.spb@mail.ru или по юридическому адресу Оператора и рассматриваются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
10. Меры защиты
Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных, включая ограничение и учёт доступа, использование индивидуальных учётных записей и сложных паролей, двухфакторной аутентификации там, где она доступна, защиту рабочих устройств, обновление программного обеспечения, защищённые каналы связи, контроль экспорта и локальных копий, учёт инцидентов, контроль удаления данных, внутренний контроль и периодический пересмотр доступа и используемых систем.
11. Заключительные положения
Политика актуализируется при изменении законодательства, целей или способов обработки, состава данных, информационных систем или привлекаемых сервисов. Актуальная редакция постоянно доступна на сайте info-lab.spb.ru. По вопросам обработки персональных данных можно обратиться по адресу infolab.spb@mail.ru.